De Google-benadering van e-mail

Gebruik sterren om bepaalde berichten eenvoudig als belangrijk te markeren of om aan te geven dat deze berichten op een later tijdstip moeten worden beantwoord. Probeer Supersterren in Gmail Labs voor meer opties bij sterren.

Voor je een e-mail beantwoordt, kun je aan de voettekst van het bericht zien of de afzender online is. Als de afzender beschikbaar is, kun je tijd besparen door op 'Beantwoorden via een chat' te klikken om in realtime, in plaats van via e-mail, met deze persoon te converseren.

Labels vervullen dezelfde functies als mappen en hebben één extra voordeel: je kunt meerdere labels toevoegen aan een enkel bericht. Je kunt belangrijke e-mail van felgekleurde labels voorzien, zodat je je Postvak IN snel kunt scannen en snel interessante berichten kunt terugvinden.

Je kunt met de knop 'Verplaatsen naar' boven het Postvak IN eenvoudig een bericht uit je Postvak IN verplaatsen en tegelijkertijd een label toevoegen. Deze handeling verloopt hetzelfde als wanneer je een bericht naar een map verplaatst. Als je veel labels hebt, kun je het gewenste label uitkiezen door de eerste paar tekens in te typen, waarna de naam van het gewenste label automatisch wordt afgemaakt.

In plaats van berichten op datum of verzender te sorteren, kun je zoekwoorden in het zoekveld van Gmail invoeren om het bericht waarnaar je op zoek bent, te vinden. Je kunt de zoekfunctie van Gmail op dezelfde manier gebruiken als de zoekfunctie van Google. Als je zoekt naar een bericht dat het woord 'winkelen' bevat, typ je het woord 'winkelen' in het zoekveld en druk je op Berichten doorzoeken.

Gmail biedt veel gratis opslagruimte zodat je massa's berichten kunt bewaren en vrijwel nooit iets hoeft weg te gooien. Berichten in je Prullenbak worden na 30 dagen verwijderd, maar gearchiveerde berichten blijven voor altijd bewaard. Gearchiveerde berichten worden vanuit je Postvak IN naar Alle berichten verplaatst, zodat je deze later nog eens kunt opzoeken. In feite verplaats je oude berichten naar een gigantische opslagruimte die je nooit hoeft op te ruimen.

Als je een nieuwe gebruiker van Gmail bent, kun je je e-mailberichten en contactpersonen importeren van andere e-mailproviders, waaronder Yahoo!, Hotmail, AOL en vele andere. Ga hiervoor naar het tabblad 'Accounts en import' onder Instellingen. Je kunt hier zelfs je berichten 30 dagen lang vanuit een andere account laten doorsturen, zodat je Gmail eerst grondig kunt uittesten.

Kies uit meer dan 30 opties waarmee je het Postvak IN een persoonlijk tintje kunt geven. Ga naar het tabblad Thema's onder Instellingen en kies uit natuurthema's, thema's die met het weer veranderen en nog vele andere.

Gebruikers van Gmail spelen een belangrijke rol bij het blokkeren van spamberichten. Door een bericht als spam te markeren, leer je ons systeem snel soortgelijke berichten te blokkeren. Hoe meer melding je maakt van spam, hoe beter ons systeem deze berichten kan onderscheppen. Als je een spambericht ziet, klik je op 'Spam rapporteren'. Zo draag ook jij een steentje bij aan het uitbannen van spam.

Vaak is het veel leuker je vriend echt te horen lachen om je grapjes dan dit te lezen. Met de spraak- en videochat in Gmail kun je een echt gesprek hebben met elkaar (als je geen webcam hebt, kun je elkaar alleen horen; in de videochat kun je elkaar zelfs zien).

Nadat je het Takenlab in de instellingen van Gmail hebt ingeschakeld, zie je de link Taken onder Contactpersonen aan de linkerkant van het scherm. Als je nu klikt op Taken wordt er een takenlijst geopend, waarin je rechtstreeks nieuwe taken kunt typen. Je kunt ook e-mailberichten omzetten in taken door in het menu Meer acties te klikken en 'Toevoegen aan taken' te selecteren. Je kunt je takenlijst vanuit je mobiele telefoon openen via www.gmail.com/taken.

Met behulp van filters kun je bepaalde soorten binnenkomende berichten automatisch labelen, archiveren, verwijderen, een ster geven of doorsturen. Je kunt een filter maken op basis van een willekeurig bericht. Kies 'Berichten zoals deze filteren' uit het vervolgkeuzemenu bij 'Meer acties' om hiermee te beginnen.

Stel filters in om berichten van bepaalde afzenders (of over bepaalde onderwerpen) automatisch met gekleurde labels te laten verschijnen. Op deze manier kun je nieuwe berichten scannen door alleen maar naar de kleuren te kijken.

Je kunt Gmail voor mobiel gebruiken om onderweg e-mailberichten te lezen en te verzenden, of maak gebruik van de gratis IMAP-service van Gmail om te synchroniseren met de eigen e-mailclient van je telefoon. Typ www.gmail.com in de browser van je telefoon in om te beginnen.

Je kunt eenvoudig een voorbeeld van een bijgevoegd document bekijken in plaats van deze eerst te downloaden en in een afzonderlijk programma te openen. Klik op de link 'Weergeven' of 'Weergeven als HTML' om een voorbeeld in een nieuw venster te openen.

Net iets te snel op de verzendknop gedrukt? Gun jezelf enkele seconden uitstel van verzending en bewerk het bericht voordat je het opnieuw verstuurt.

Schrijf je eigen statusbericht in het venster Chat om mensen te laten weten wat je aan het doen bent. Je kunt je statusbericht naar wens instellen: iets leuks, een link naar een foto of webpagina of gewoon een berichtje dat je niet achter je computer zit.

Ben je een tijdje niet in staat je e-mail te beantwoorden? Met een Automatisch antwoord bij afwezigheid kun je een persoonlijk antwoord samenstellen dat automatisch wordt verzonden naar de persoon die je tijdens je afwezigheid een bericht heeft gestuurd.

Als je moeite hebt de juiste woorden te vinden om je uit te drukken in berichten, kunnen emoticons erg handig zijn. In Gmail zijn massa's afbeeldingen beschikbaar (lachende gezichtjes, eet- en drinkwaren, een gebroken hart en meer) die je in je berichten en chatsessies kunt gebruiken. Als je een emoticon wilt invoegen, klik je op de knop 'Emoticon invoegen' (het lachende gezichtje op de werkbalk) en selecteer je de gewenste afbeelding. Voor nog meer opties schakel je Extra Emoji in Labs in ('emoji' is Japans voor emoticons).

De conceptfunctie is een geweldige manier om notities, die je bij de hand moet houden en vaak moet raadplegen, te bewaren. Stel een nieuw bericht samen, typ of plak de notitie in het bericht en sla het bericht als concept op.

Met sneltoetsen verloopt iedere handeling net dat beetje sneller, waardoor je op de lange duur toch behoorlijk wat tijd kunt besparen. Schakel de sneltoetsen in onder Instellingen en gebruik 'j' en 'k' om omhoog en omlaag door je Postvak IN te bewegen, 'o' om berichten te openen, 'r' om te beantwoorden, 'c' om samen te stellen, 's' om een ster toe te voegen of te verwijderen, 'e' om te archiveren en meer. Druk op een willekeurig moment op '?' voor een volledige lijst met sneltoetsen.

De echte kracht van Gmail ligt in de zoekoperators, oftewel woorden waarmee je snel en nauwkeurig naar de gewenste gegevens kunt zoeken. Als je bijvoorbeeld een specifiek bericht van Lisa met een pdf zoekt, typ je 'from:lisa has:attachment'. Zoek je bijvoorbeeld alle rechtstreeks aan jou verzonden berichten in je Postvak IN die je nog niet hebt gelezen, dan typ je 'to:me is:unread in:inbox'. Zet Zoeken automatisch aanvullen in Labs aan om het gebruik van de zoekoperators nog eenvoudiger te maken.

Je krijgt in feite meer adresvarianten dan alleen 'jegebruikersnaam@gmail.com', die allemaal kunnen worden gebruikt om berichten aan je te verzenden. Je kunt een plusteken ('+') en een willekeurige combinatie van woorden of cijfers achter je naam zetten. Zo kun je bijvoorbeeld hikingfan@gmail.com veranderen in hikingfan+mailinglists@gmail.com of hikingfan+junk@gmail.com. Vervolgens kun je eenvoudig een filter of label toevoegen en/of berichten die naar de varianten zijn verzonden, archiveren.

Er kunnen pijlen ('persoonlijke niveauaanduidingen') naast berichten in je Postvak IN verschijnen, waaraan je kunt zien of een bericht rechtstreeks aan jou was geadresseerd. Een enkele pijl (›) staat voor berichten die zowel aan jou als aan anderen zijn verzonden en dubbele pijlen (») geven berichten aan die alleen aan jou zijn verzonden. Stel deze persoonlijke niveauaanduidingen in op 'Aanduidingen weergeven' onder Instellingen om deze te kunnen zien.

Met offline Gmail kun je je mailbox openen en Gmail gebruiken zoals je dat gewend bent, zelfs als je geen verbinding hebt met het internet. Alle berichten die je verzendt terwijl je offline bent, worden in je Postvak UIT gezet en automatisch verzonden wanneer je weer verbinding met het internet maakt. Begin door offline Gmail in te schakelen in het tabblad Offline onder Instellingen.

Als je een aantal bestanden uit dezelfde map wilt verzenden, hoef je alleen maar de Ctrl-toets ingedrukt te houden (Cmd op Mac-computers) en op ieder bestand dat je aan je bericht wilt toevoegen, te klikken. Als je een aaneengesloten groep bestanden wilt selecteren, hoef je alleen de Shift-toets ingedrukt te houden. Tijdens het uploaden van de bijlage verschijnt er een voortgangsbalk op ieder bestand.

Wil je een keertje een kattebelletje sturen waarvan het onderwerp tevens het gehele bericht is (zoals 'Lunchen om 12:30?'), maar wil je geen melding van Gmail ontvangen dat je ook het tekstgedeelte moet gebruiken? Typ dan 'EOM' of '(EOM)' aan het einde van de onderwerpregel (kort voor End Of Message/Einde van het bericht). Gmail zal dan beleefd het bericht versturen zonder je lastig te vallen met deze extra melding.

Als je meerdere keren hetzelfde antwoord moet intypen, kun je in Labs de optie Standaardantwoorden inschakelen. Stel het antwoord éénmaal samen, sla het op en gebruik hetzelfde bericht later nogmaals. Als je dit volledig automatisch wilt laten doen, kun je zelfs filters instellen die automatisch bepaalde berichten met verschillende standaardantwoorden beantwoorden.

Gmail kan automatisch links die veelvuldig worden verzonden, signaleren -- zoals YouTube-video's, Picasa- en Flickr-links en Yelp-reviews -- en voorbeeldweergaven van deze links in Gmail-berichten laten zien. Ga naar het tabblad Labs onder Instellingen en schakel de vier categorieën met voorbeeldweergaven (YouTube, Picasa, Flickr en Yelp) in. Je hoeft nu niet meer op een link in een Picasa- of Flickr-album te klikken om de foto's in dat album te zien, maar je ziet de foto's rechtstreeks in het bericht zelf. In berichten met YouTube-links zijn de video's onder het bericht te zien en berichten met Yelp-links laten beoordelingen, telefoonnummers en andere vermeldingen zien.

Met snelkoppelingen krijg je met één klik toegang tot elke willekeurige URL in Gmail. Schakel Snelkoppelingen in Gmail Labs in en kies 'Snelkoppeling toevoegen' om een link naar iedere willekeurige pagina te maken. Je kunt bijvoorbeeld een link toevoegen naar een e-mail met frequent flyer-informatie die je vaak raadpleegt, of een link naar een zoekopdracht die je iedere dag uitvoert, zoals 'is:unread'.

Als je 'Versturen en archiveren' in het tabblad Labs onder Instellingen inschakelt, zie je een nieuwe knop waarmee je met één handeling een antwoord kunt verzenden en de e-mailconversatie kunt archiveren.

Als je regelmatig meerdere e-mailaccounts moet controleren, kun je Gmail ook als centraal punt voor al deze accounts gebruiken. Selecteer 'POP3-e-mail account toevoegen' in het tabblad 'Accounts en import' onder Instellingen om e-mail van andere accounts in Gmail op te halen. Als je e-mail vanuit andere accounts wilt kunnen verzenden, klik je op 'Verstuur e-mail vanaf een ander adres' en stel je een aangepast adres in voor iedere account waar vanuit je e-mail wilt versturen. Houd er rekening mee dat de e-mailaccounts waaruit je berichten wilt ophalen, POP-toegang moeten ondersteunen, en als het om Gmail-adressen gaat, moet POP-toegang zijn ingeschakeld.

Je foto wordt weergegeven wanneer een andere gebruiker de muiswijzer over je naam in zijn Postvak IN of Contactpersonen beweegt. Als je een foto wilt toevoegen of wijzigen, klik je op Instellingen. Vervolgens ga je naar het gedeelte 'Mijn afbeelding'. Je kunt een foto uploaden, een foto selecteren uit een Picasa-webalbum of een URL van een foto die al online staat, invoeren.

In plaats van drie verschillende tabbladen te openen, kun je gadgets voor Google Documenten en Google Agenda toevoegen aan Gmail en alles op één plek bekijken. De gadget voor Google Agenda toont je agenda en biedt waarschuwingen voor gebeurtenissen. De gadget voor Google Documenten laat zien welke documenten je onlangs hebt geopend.

Als je je vanuit meerdere computers aanmeldt bij Gmail, maar bang bent dat je vergeten bent je bij een van deze computers af te melden, dan kun je ook op afstand afmelden. Onder je Postvak IN zie je informatie over de tijd en locatie van de laatste accountactiviteit. Klik op 'Details' om te zien of je account nog open staat op een andere locatie en op 'Alle andere sessies afmelden' om andere openstaande sessies te sluiten.

In het gedeelte Webclips boven je Postvak IN geeft Gmail feeds (nieuwskoppen en blogberichten), advertenties en andere informatie weer. Deze feeds zijn standaard gekozen, maar je kunt ze ook aanpassen door op het tabblad 'Webclips' in Instellingen te klikken.

Door supersterren in Labs in te schakelen, krijg je 11 extra manieren om je berichten van sterren te voorzien. Je kunt de zoekoperator 'has' gebruiken om berichten met andere soorten sterren te zoeken, zoals 'has:yellow-star', 'has:blue-star' of 'has:red-bang'. In Instellingen beweeg je de muisaanwijzer over ieder sterpictogram om de sternamen te vinden.

Je kunt Gmail vanuit je eigen domein gebruiken of je organisatie leiden met Google Apps. Bespaar je bedrijf of organisatie tijd en geld met Gmail, Google Agenda, Google Documenten en meer.

Als je meerdere berichten wilt selecteren, selecteer je gewoon het eerste bericht in de reeks en houd je de Shift-toets ingedrukt, waarna je het laatste bericht selecteert. Je kunt iedere handeling, zoals archiveren of een label toevoegen, op deze hele reeks berichten toepassen.

In plaats van automatisch e-mailtoepassingen als Outlook Express of Thunderbird te openen als je op mailto-links klikt, kun je van Gmail het standaard e-mailprogramma in je browser maken. Als je gebruikmaakt van Firefox 3, ga je naar Extra, klik je op Opties, selecteer je het tabblad Toepassingen, zoek je 'mailto' en selecteer je 'Gmail gebruiken' in de actielijst. Als je gebruikmaakt van Internet Explorer, moet je Google Toolbar downloaden en installeren. In Toolbar klik je het moersleutelpictogram, ga je naar het tabblad Zoeken en selecteer je het selectievakje 'Gmail gebruiken voor mailto:-links'.

Terwijl je typt, kun je een basisopmaak toevoegen aan je chat. Als je tekst vetgedrukt wilt maken, omgeef je de tekst met asterisks (*woord*). Gebruik underscores om tekst schuingedrukt te maken (_woord_) en deelstrepen om tekst door te strepen (-woord-).

Bewerk het bericht eerst voordat je dit bericht beantwoordt of doorstuurt. Schakel 'Geselecteerde tekst citeren' in het tabblad Labs onder Instellingen in en selecteer de voor jou relevante tekst wanneer je op een bericht reageert of een bericht doorstuurt. Voeg je bijdrage toe en verzend het bericht vervolgens.