6 gesprekstechnieken waarmee jij de confrontatie kunt aangaan met collega’s

Dit artikel verscheen eerder op https://gesprekstechnieken.com

Op de werkvloer loopt het niet altijd even lekker. Er zijn vast situaties waarin je je stoort aan het gedrag van een collega. Je weet dat je er iets van moet zeggen om jullie samenwerking te verbeteren en jouw frustratie in toom te houden. Maar hoe kun je de confrontatie aangaan op een manier die prettig en effectief is? Deze 6 gesprekstechnieken worden door professionals gebruikt om dát te bereiken. 

Wat is een confrontatie? Stel je voor: je zit in een wekelijkse meeting met een paar collega’s om de voortgang van jullie project te bespreken. Bijna iedereen heeft zich goed voorbereidt door uitgebreide input aan te leveren. Maar bij elke bespreking is er één collega die dat niet heeft gedaan. Elke keer komt hij onvoorbereid naar de projectmeeting en staat hij bij de rondvraag met zijn mond vol tanden. Dat helpt niet mee met het project en om eerlijk te zijn irriteert het jou ook mateloos. 

Wat nu? 

Er zit maar één ding op: je collega aanspreken op zijn gedrag. Conflictvermijdend gedrag (dan maar je collega negeren of proberen je frustratie weg te stoppen) brengt je geen steek verder. De confrontatie aangaan wél! 

Overigens klinkt het woord ‘confrontatie’ een stuk – ehm – confronterender dan het is. Zie het niet als een heftig conflict waarin je de ander eens flink gaat zeggen waar het op staat. Een welles-nietes-spelletje wordt het niet als je het goed aanpakt. Waarom confronteren? Zie de confrontatie als een constructieve manier om de ander te motiveren zijn gedrag te veranderen. 

Als je de volgende 6 stappen volgt, weet je zeker dat je het constructief aanpakt.

Confrontatie aangaan: respectvol confronteren in 6 stappen

Je hebt de beslissing gemaakt: je gaat iemand confronteren. Je collega bijvoorbeeld, of je leidinggevende. Maar, je steekt natuurlijk niet zomaar van wal. Jij wil constructief confronteren, werkelijk een gedragsverandering laten plaatsvinden. Hoe doe je dat?

Hoe ga je een confrontatie aan?

1. Speel in op de doelen van de ander

Confrontatie vermijden? Nope! Door de confrontatie aan te gaan, wil je een verandering bij de ander bereiken. Je wilt diegene dus motiveren om zijn gedrag aan te passen. Dat begint met inspelen op het ‘waarom’ van die verandering.

Onderzoekers Miller en Rodnick schreven over dat onderwerp het boek ‘Motiverende gespreksvoering – Mensen helpen veranderen’. Zij kwamen tot de belangrijke conclusie dat motiveren begint bij het verschil benoemen tussen het huidige gedrag en de doelen van de ander. 

Focus je tijdens het gesprek op die mogelijke oplossing, en leg daar de nadruk op in plaats van op jouw irritaties en verwijten. Vaak zorgt dat ervoor dat je constructief blijft, waardoor de ander ook meer openstaat voor wat jij te zeggen hebt. Win-win! 

Bijvoorbeeld:

“Je gaf laatst aan dat je een belangrijke rol in dit project wilt spelen. Het valt me op dat je vandaag en vorige week geen input hebt geleverd voor het project. Om je doel te bereiken, raad ik je aan om voortaan wel van tevoren jouw input aan ons te sturen.”

2. Gebruik motiverende gespreksvoering voor de confrontatie aangaan

De methode van motiverende gespreksvoering benoemden we net al kort. Het is een gesprekstechniek die vooral zorgprofessionals (onder andere in de verslavingszorg) gebruiken om veranderingen teweeg te brengen. Maar niet alleen in de zorg werkt deze techniek goed. Ook in een gesprek met je collega’s kun je er je voordeel mee doen. 

Zo werkt het goed om verandertaal uit te lokken bij de ander (doen psychiaters ook – met succes!). Het idee daarbij is dat je niet focust op wat er verkeerd gaat. Daar kan de ander namelijk met argumenten tegenin gaan, met een pingpongeffect (welles/nietes) tot gevolg. 

Door verandertaal te gebruiken, richt je je meer op de verandering die je bij de ander wilt bereiken. Of beter nog: je laat de ander zinnen gebruiken die hem uitnodigen om daadwerkelijk te veranderen. En die ervoor zorgen dat de ander de verandering ook echt belangrijk vindt.

Je stelt bijvoorbeeld open vragen waarmee je de ander triggert om na te denken over een verandering: 

• “Hoe zou jij dit liever zien?”
• “Wat zou er anders zijn als…”

Hierdoor komt de oplossing en de wil om te veranderen niet zozeer uit jouw mond, maar uit die van de persoon zelf. Werkt veel beter!

3. Blijf rustig en toon empathie

Laat je er niet toe verleiden om te gaan schreeuwen of felle verwijten te maken. Met een vijandige houding lok je alleen maar vijandigheid uit bij de ander. Houd dus een rustige en vriendelijke toon aan. Zelfs als de ander wel zijn stem verheft.

Probeer je ook in te leven in de ander. Empathie tonen dus. Je hoeft niet te voelen wat de ander voelt, maar probeer wel de ander te begrijpen. Het is bewezen dat je daarmee meer bereikt. Deze tips voor empathie kunnen je hierbij helpen.

Handig voor het tonen van empathie zijn zinnen als:

• “Ik snap dat je…”
• “Ik begrijp dat je…”
• “Ik zie dat het je raakt.”

4. Kom snel tot de kern

Wees krachtig in je boodschap en draai niet om de hete brei heen. Twijfeltaal kun je beter vermijden. Dat komt – je raadt het al – te twijfelachtig over. Vermijd dus zinnen als:

• “Ik denk niet dat dat handig is.”
• “Misschien kunnen we X eens proberen.”
• “Ik weet het ook niet zeker maar.”
• “Doe ermee wat je wilt.”

Die maken van jouw feedback een subtiele suggestie, terwijl je juist wilt dat de ander daadwerkelijk iets verandert. 

Er zit dus niets anders op dan tot de kern komen en zo krachtiger uit de hoek komen. Beter communiceren op de werkvloer gaat soms over niets meer of minder dan een paar kleine veranderingen in je taalgebruik doorvoeren. 

Ideetje misschien. Doe ermee wat je wilt.

Bonustip

Stop met het sandwichen van je feedback. Het helpt niet om je negatieve boodschap tijdens een confrontatie tussen allerlei positieve boodschappen te sandwichen. Je complimenten worden er niet meer oprecht van en je negatieve boodschap komt er ook niet bepaald krachtiger door over. Gooi de sandwichmethode dus in de prullenbak (je sandwiches liever niet!) en kom voortaan direct tot je kernboodschap. De beste confronteren gesprekstechniek!

5. Geef goede feedback volgens de 4 G’s

De sandwichmethode is geen succes, maar het 4 G’s feedback-model is wél een handige methode om je feedback krachtig over te brengen. In de video hieronder vertellen we je precies hoe deze methode werkt. 

Kort samengevat: je bouwt je feedback op aan de hand van 4 G’s (Gedrag, Gevoel, Gevolg en Gewenst gedrag). Daarmee kun je met weinig woorden overbrengen wat je wilt zeggen. En dat op een constructieve manier. Zonder verwijten, met een heldere oplossing. 

In het voorbeeld van je onvoorbereide collega ziet dat er als volgt uit:

1. Feitelijk gedrag benoemen: “Ik merk dat je de afgelopen 3 meetings van tevoren geen input had aangeleverd om tijdens de meeting mee aan de slag te gaan.”
2. Gevoel daarbij benadrukken: “Dat stoort me tijdens onze besprekingen.”
3. Gevolg van het gedrag aankaarten: “Doordat je geen input aanlevert, kunnen we niet alles uit onze meeting halen en komt jouw feedback niet goed uit de verf.”
4. Gewenst gedrag benoemen: “Laten we afspreken dat je voor de volgende meeting uiterlijk een dag van tevoren je input aanlevert, zodat we daar tijdens de bespreking mee aan de slag kunnen.”

6. Stimuleer reflectie

Tijdens een goed gesprek ben jij niet de enige die aan het woord is. Ook je collega mag de ruimte krijgen om te reageren. Graag zelfs. 

Vragen stellen is daarbij heel belangrijk. Vooral “Waarom?”-vragen doen het goed. Daarmee laat je de ander reflecteren op zijn eigen gedrag. Dat helpt beter dan dat jij vooral vertelt wat de ander niet goed zou doen. Schiet ook niet in de verdediging als de ander het niet met je eens is. Tast liever af waarom je collega een ander standpunt heeft dan jij. 

Hierbij helpt het om niet alleen actief te luisteren, maar ook reflectief te luisteren. Neem dus de tijd om te begrijpen wat je collega bedoelt. Merk je dat de ander misschien niet alles vertelt? Stel dan geen vragen, maar leg statements voor die je baseert op wat de ander zegt. Bijvoorbeeld: “Je geeft aan dat je je input niet kunt aanleveren omdat de meeting op de ochtend na je vrije dag plaatsvindt.” Daarmee lok je de ander uit om daar weer op te reageren. 

Meer in het algemeen is het belangrijk om in contact te blijven met je collega. Vraag ook wat dit gesprek met hem doet en informeer naar zijn ideeën over oplossingen. Samen tot een oplossing komen is constructiever dan alleen zelf suggesties aandragen.