De 10 stappen om een reorganisatie door te voeren

Het is voor bedrijven belangrijk zich regelmatig aan te passen aan de veranderende marktomstandigheden. Dat kan tot concrete organisatieveranderingen leiden, al dan niet gepaard met (gedwongen) ontslagen. Dit is volgens de wet een redelijke ontslaggrond. Op 14 september 2018 heeft de Hoge Raad geoordeeld dat bij structurele herplaatsing in een functie met substantieel minder uren, werknemers aanspraak kunnen maken op een gedeeltelijke transitievergoeding die correspondeert met de teruggang in uren. Hoe zat het ook alweer? Welke stappen moet je doorlopen om een reorganisatie succesvol te implementeren?

Stappenplan

Een organisatieverandering moet zorgvuldig en volgens de reorganisatie regels worden doorgevoerd. Zorgvuldige voorbereiding en een reorganisatieplan is key om vertraging zo veel mogelijk te voorkomen. Kort gezegd moeten de volgende 9 stappen worden doorlopen, opgesplitst naar onderwerp.

Business case

Een werkgever zal in alle gevallen de achtergrond van de reorganisatie moeten kunnen uitleggen. Maak daarom een business case.

Stap 1: grondslag

Is er een noodzaak om functies te laten vervallen. Een organisatieverandering kan door verschillende bedrijfseconomische redenen zijn ingegeven zoals:

• een slechter wordende financiële positie;
• werkvermindering;
• organisatorische veranderingen/reorganisatie.

Een onderneming hoeft dus niet per se verlies te draaien om te reorganiseren. Het kan ook gaan om een strategische herinrichting van de organisatie.

Stap 2: selectie werknemers

Toegelicht moet kunnen worden hoe de werknemers voor ontslag zijn geselecteerd (bij uitwisselbare functies zal het afspiegelingsbeginsel moeten worden toegepast). Hou hierbij ook rekening met de verplichting om eerst afscheid te nemen van tijdelijke en ingehuurde werknemers (zoals uitzendkrachten) en werknemers met een AOW-leeftijd in de functiecategorie die komt te vervallen

Stap 3: herplaatsing?

Aannemelijk gemaakt zal moeten worden dat er binnen een redelijke termijn (lees: de wettelijke opzegtermijn) geen andere passende functies voorhanden zijn, ook niet met behulp van scholing. Hierbij is de werkgever soms verplicht de regeling van het zogeheten ‘omgekeerd afspiegelen’ toe te passen.

Overlegverplichtingen / medezeggenschap?

Stap 4: OR?

Voor belangrijke organisatorische wijzigingen moet voordat een definitief besluit wordt genomen advies aan de ondernemingsraad (OR) worden gevraagd. In kaart gebracht moet worden of voor de betreffende reorganisatie een adviesrecht geldt.

Stap 5: Vakbonden?

Ook moet in kaart worden gebracht of de Wet melding collectief ontslag van toepassing is op grond waarvan ook de vakbonden eventueel geraadpleegd moeten worden. Dit is kort gezegd het geval als het gaat om 20 ontslagen of meer binnen een UWV-werkgebied in een periode van 3 maanden.

Stap 6: Raad van commissarissen (RvC)?

Als een reorganisatie leidt tot massaontslag kan het zijn dat de RvC moet worden betrokken. Zo heeft de RvC van een structuurvennootschap een goedkeuringsrecht als het reorganisatiebesluit tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst van een aanmerkelijk aantal werknemers leidt.

Verzachtende sociale maatregelen

Stap 7: Transitievergoeding?

Bij beëindiging van een dienstverband vanaf 24 maanden komt de werknemer volgens de wet in aanmerking voor een transitievergoeding.

Op basis van de recente uitspraak van de Hoge Raad zal ook bij structurele herplaatsing in een (al dan niet passende) functie waarbij de arbeidstijd ten minste 20% minder is dan in de oude functie een gedeeltelijke transitievergoeding verschuldigd zijn.

Of dit ook geldt bij een teruggang in salaris van 20% terwijl de arbeidsomvang met minder dan 20% daalt (lager ingeschaalde functie) is onduidelijk, maar kan niet worden uitgesloten.

In theorie kan bovenop de transitievergoeding nog een billijke vergoeding verschuldigd zijn wegens ernstig verwijtbaar handelen door de werkgever, maar dat is bij reorganisatieontslag dat volgens de regels heeft plaatsgevonden in principe niet aan de orde.

Stap 8: Sociaal Plan

Bij stap 4 en/of 5 zal namelijk onderhandeld worden een sociaal plan. Als de OR en de vakverenigingen niet betrokken zijn, zullen deze aspecten veelal onderdeel zijn van onderhandelingen met individuele werknemers over een beëindigingsovereenkomst.

Denk daarom vooraf na over verzachtende sociale maatregelen. Denk hierbij aan een beëindigingsvergoeding (in de regel hoger dan de transitievergoeding om werknemers tot een beëindigingsovereenkomst te verleiden) en ‘van-werk-naar-werk’ maatregelen als outplacement.

Implementatie en afwikkeling dienstverband

Stap 9: onderhandelen over een beëindigingsovereenkomst

Gelet op kosten en tijd, hebben werkgever en werknemer baat bij een beëindigingsovereenkomst. Of dit lukt zal afhangen van hoe sterk de business case is en welke verzachtende maatregelen worden aangeboden. Is er een sociaal plan, dan maakt dat de onderhandelingspositie aanzienlijk beter voor een werkgever.

Stap 10: eenzijdige beëindiging van de arbeidsovereenkomst

Als geen beëindigingsovereenkomst kan worden getroffen, moet het ontslag via het UWV gerealiseerd worden. Daarbij zullen bovengenoemde stappen aan de orde komen en geldt de voorwaarde dat binnen 26 weken na een eventuele goedkeuring van het UWV om de arbeidsovereenkomst op te zeggen geen nieuw personeel mag worden aangenomen voor de functies die zijn komen te vervallen, zonder dat deze functie eerst aangeboden wordt aan de ontslagen werknemers (de zogeheten wederindiensttredingsvoorwaarde).

Zieke werknemers genieten bescherming op grond van het opzegverbod. Dat geldt ook bij reorganisatie behalve als de werkgever alle bedrijfsactiviteiten beëindigt.

In principe is slechts de transitievergoeding verschuldigd tenzij op basis een sociaal plan een hogere vergoeding geldt.

Slot

Hopelijk helpt dit overzicht van de te nemen stappen bij je dagelijkse werkzaamheden. uiteraard kun je altijd contact opnemen om te sparren of maatwerkadvies.