Ondanks dat succes verzekerd lijkt, is er toch altijd weer de spanning. Zijn er überhaupt wel relevante wettelijke wijzigingen? Kunnen wij de vertaling naar het product wel maken? Gaan wij wel weer voldoen aan het verwachtingspatroon van de klant? Welke openingsspeech kunnen we houden en kunnen we de klanten ergens mee verrassen? Allerlei zaken waar je je als organisatoren mee bezig bent.
Dit jaar heeft AFAS Prinsjesdag onze eigen verwachtingen overtroffen. Net als vorig jaar stond het verkeer muurvast. Dat weerhield de klant er niet van op tijd te zijn in Leusden.
Onze Janjaap stak, enthousiast als hij is, met een ontspannen speech van wal. Hij vroeg zich af waar die hoedjesparade vandaan komt. Erica Terpstra begon ermee. In 1977 wilde zij met haar hoed een eerbetoon brengen aan onze toenmalige koningin Juliana. Inmiddels zijn de hoedjes een middel om een politiek statement te kunnen maken en zijn het hele vreemde exemplaren geworden zoals de hoge hoed van Marianne Thieme met de tekst “Man, man, man”.
Kortom de vrouwen zijn er elk jaar druk mee om het juiste hoedje bij het juiste statement te verzinnen en dat was voor Janjaap de brug naar de inhoud! Want waar de dames zich druk maken over de hoedjes moeten onze HR en SA verantwoordelijke zich druk maken over hoe zij de wettelijke wijzigingen kunnen borgen in de systemen en in dit geval in AFAS Profit!
Na de openingsspeech van Janjaap nam Frank Werger, loonspecialist bij Deloitte, onze Frank, want zo mogen wij hem inmiddels wel noemen, het stokje over. Waar hij vorig jaar nog met een te korte broek op het podium stond, was deze dit jaar een stukje langer.
Links op de foto Prinsjesdag bij AFAS 2016, rechts 2015.
Dat krijg je als je iemand anders je jacquet laat huren. Waar Frank nog tijdens de openingsspeech tegen mij zei dat hij niet wist of hij de volle tijd nodig had en we Benno maar eerder aan het woord moesten laten, ging hij dan toch helemaal los met de actualiteiten omtrent Prinsjesdag en moesten wij hem op het laatst afkappen. Frank is een heuse vakidioot die saaie wettelijke zaken op een leuke manier kan brengen. Regelmatig had de zaal dan ook het plankje van de stoel nodig om zich tijdens het lachen aan vast te houden! Maar als het serieus werd was het dan ook muisstil.
Na Frank nam de grondlegger van onze Payrollfabriek Benno Welmers het woord van hem over. Ja, ja ook hij was inmiddels over en liep zelfs in een apenpakje rond! Wat vorig jaar onbespreekbaar was. Naar aanleiding van de actualiteiten van Prinsjesdag maakte hij de vertaling naar de payroll. Welke rol kunnen de payrollauditors voor onze SA specialisten betekenen? Ook nam hij de klanten mee in waardevolle cao inrichting die recent is toegevoegd. Even toetsen wat klanten hier van vinden. Waar bijvoorbeeld eerst een handje vol klanten met het looncomponent ‘negatieve betalingen’ werken was bijna de hele zaal na de demo van Benno ervan overtuigd deze morgen gelijk te gaan gebruiken. Wat straalt Benno dan toch een enorme autoriteit uit op dat podium. Het is gewoon zwaar genieten op de voorste rij als je onze eigen mensen zo ziet shinen op dat podium.
Na de lunch mocht ik eindelijk het podium op. Waar ik het verhaal deed, klikte Janjaap door Profit en InSite heen. Zo konden wij laten zien hoe we met behulp van bestaande functionaliteit de nieuwe Wet DBA (Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) kunnen inrichten. Voor degene die dat niet weten, als je een externe wilt inhuren moest de externe tot voor kort een VAR verklaring inleveren. Tegenwoordig is dat met de komst van de nieuwe wet DBA anders geworden en moet er een modelovereenkomst worden opgemaakt. Deze modelovereenkomst kunnen we als HRM document inrichten om vervolgens met behulp van 1 vrij veld op contractniveau de cruciale opdrachtformulering in de modelovereenkomst op te nemen. Door het inrichten van een indienstprofiel voor een externe kun je er dus voor zorgen dat er vol automatisch een keurig ingevulde modelovereenkomst uit Profit komt. Vervolgens is de opdrachtformulering een basis om de periodieke controle te kunnen uitvoeren. Bij deze controle dient de verantwoordelijke te toetsen of de afgesproken werkzaamheden wel overeen stemmen met de werkelijkheid. Simpelweg een signaal met een repeterende datum die de klant hierbij gaat helpen. Mocht de belastingdienst een controle gaan doen, dan heb je alles in het dossier vast liggen. Wat gaaf dat wij deze verandering in wetgeving met onze standaard software kunnen borgen! In de ochtend maakte Frank nog een opmerking over de manier van declareren waar wij gelijk op in speelde. Even in de pauze wat inrichting aangepast en dit gelijk aan de klanten laten zien. Wat ligt de oplossing toch vaak in een workflow met signaal!
Na ons verhaal ging Frank helemaal los op de wettelijke kaders van de nieuwe Wet DBA. Hij prees de mogelijkheden van Profit om zaken te faciliteren, maar voordat je een externe gaat inhuren zijn er nog een aantal cruciale vragen te beantwoorden. De klanten hingen wederom aan zijn lippen en hadden over dit onderwerp dan ook de nodige vragen.
Als laatste spreker mocht Benno de klanten meenemen in de wereld van onze Payrollfabriek. Waarom zou je los van het gebruik van muterende workflows de functionaliteit ‘dichtzetten periode’ gebruiken. Wat kun je bereiken met de nieuwe payroll-workflows, maar ook alvast een kijkje naar update 8 als het gaat om de proefberekening in InSite! Kortom hoe maak je van een salarisadministrateur een payrollregiseur!!
Dit jaar hadden we bedacht om de beantwoording van de vragen, die we normaliter tussendoor deden, eens te bewaren tot de ‘rondetafelgesprekken’. Een deel van de zaal bleef met Benno in het theater en een deel ging met Frank naar een auditorium en het laatste deel ging met Janjaap en ik naar het laatste auditorium.
Als afsluiting hebben we met elkaar nog een borrel gedronken. Diverse klanten gaven aan tijdens de borrel dat ze deze opzet heel fijn vinden. Met name de vertaling van een stuk wetgeving naar de praktijk. Een dagje Kluwer of Rendement, nee wij gaan liever naar AFAS! Bij AFAS horen we de wijzigingen, maar kunnen we die direct vertalen naar de software. Een unieke combinatie die geen andere softwareleverancier haar klanten biedt!
De enquêtes moeten we nog afwachten, maar toch kijken we nu al terug op een fantastische dag! Als laatste willen we onze afdelingen marketing en facilitair ongelooflijk hartelijk bedanken voor de fantastische ondersteuning en niet in de laatste plaats ook onze Robbert de Ruijter!
- Janjaap van Houwelingen en Hans Vervat